L’e-mail a toutes les forces d’un écrit et, à ce titre, laisse une trace, surtout si l’émetteur et le destinataires sont clairement identifiables.
1. Preuve ou commencement de preuve ?
Quand la preuve est libre – soit pas forcément écrite – en droit pénal, administratif, commercial et quelquefois civil, l’e-mail peut servir de preuve ou de commencement de preuve. (Au contraire de la preuve légale : toujours écrite).
De nombreux cas de jurisprudence existent à ce jour depuis l’arrêté rendu le 28/12/2001 dit « Valette » qui reconnaissait un e-mail comme preuve pour la première fois.
Cependant, les réseaux électroniques sont jugés peu fiables car facilement manipulables, la preuve n’est donc que très rarement irréfutable. Tout au plus, vous allez pouvoir renforcer la fiabilité de vos e-mails grâce aux conseils ci-dessous.
2. Quelles sont les mentions indispensables pour fiabiliser un e-mail ?
- le nom de l’expéditeur :
o dans l’adresse électronique : éviter les fantaisies, les noms farfelus qui ne font pas apparaître clairement le nom de l’expéditeur ou encore les adresses de type « contact ou info@société.com
»
o dans la signature.
- la date d’expédition : s’insère automatiquement dans l’e-mail, dans la plupart des cas – à vérifier quand même.
- les coordonnées de l’expéditeur : un nom de société, une fonction, une adresse postale, un lien vers un site Internet, des coordonnées téléphoniques – en somme, des preuves permettant de vous identifier, vous localiser, vous retrouver.
3. Quels sont les mentions ou moyens subsidiaires pouvant renforcer la valeur juridique d'un e-mail en cas de litige ?
- Le n° Siret, RCS : on ne le trouve que très rarement dans un bloc-signature d’e-mail ; il est possible d’anticiper une certaine situation litigieuse et de se prémunir en l’ajoutant pour l’occasion.
- L’authentification : par une signature électronique, cryptage verrouillé par clé privée et déverrouillée par une clé publique (c’est là que le bât blesse encore …)
- L’envoi via un site sécurisé : chargé de délivrer un certificat d’émission à l’expéditeur ainsi qu’un certificat de délivrance au destinataire. Ce moyen ne vaut pas encore envoi postal en recommandé.
4. Qu'est-ce que l’intégrité du message ?
Pour renforcer encore la valeur juridique d’un e-mail et atténuer le doute sur les communications électroniques, l’écrit doit :
- manifester une expression claire de consentement :
o être très prudent dans les conversations électroniques,
o être clair et le plus précis possible en avançant des données factuelles (dates, prix HT, TTC, échéances…)
- donner l’assurance de son intégrité :
o utilisant un format fonctionnel, facilement lisible par tous, inspiré du modèle écrit,
o n’ayant en apparence subi aucune modification, amputation ou altération,
o comportant des mesures de sécurité prises pour protéger le document au court de son cycle de vie,
o rassurant de par son origine (adresse électronique) et de par la bonne forme des propos tenus (sémantiques et orthographiques).
En conclusion…
Il faut déployer une panoplie de moyens pour donner un commencement de valeur juridique à un e-mail. Ce n’est pas encore le moyen le plus fiable de laisser une preuve irréfutable, tant s’en faut !
Alors soyez clairs, corrects, prudents et prévoyants lorsque vous rédigez un e-mail et redoublez d’attention dans vos relations écrites litigieuses.
A bientôt pour d'autres conseils !
Sylvie